Fleksibilni poslovni prostori mijenjaju tržište komercijalnih nekretnina

Hibridni rad, nestabilni gospodarski ciklusi i brzo mijenjanje poslovnih planova pretvorili su prilagodljivost prostora u ključan argument pri zakupu. Zato je važno vidjeti kako se fleksibilnost očituje u praksi, od prvih očekivanja zakupaca do konkretnog rasporeda ureda.

Zašto se mijenjaju očekivanja od poslovnih prostora?

Tradicionalni model zakupa počivao je na predvidivosti. Tvrtka je potpisivala ugovor na pet ili deset godina, uređivala prostor prema trenutnom broju zaposlenika i računala da će raspored ostati približno isti. Takva je logika funkcionirala dok se broj ljudi, način rada i struktura timova nisu počeli mijenjati. Za većinu tvrtki ta pretpostavka više ne vrijedi.

Hibridni rad najvidljiviji je razlog. Kad se dio tima u uredu pojavljuje tri dana tjedno, a dio samo povremeno, jedna radna stanica po zaposleniku prestaje biti razumna mjera. Prostor koji je bio dimenzioniran za stalnu prisutnost sada je ponekad prazan, a ponekad pretijesan za sastanke i timske dane.

Tome se pridodaje i neizvjesnost samih tvrtki. Start-up koji u godinu dana udvostruči broj zaposlenika, regionalni ured koji se širi ili smanjuje prema narudžbama, projektni tim koji postoji samo osamnaest mjeseci: svi oni traže prostor koji može pratiti promjene bez selidbe i novog ugovora.

Za investitore i upravitelje portfelja to znači da se mijenja ono što zakupci smatraju vrijednošću. Uz lokaciju i cijenu sve veću težinu dobiva mogućnost preoblikovanja prostora bez velikih zahvata. Ured koji se može prilagoditi manjim ulaganjem ima drukčiji položaj u pregovorima od onoga koji zahtijeva rušenje zidova i novu instalaciju.

Kako prilagodljiv raspored mijenja korištenje prostora?

Razlika između prostora stalne i promjenjive namjene najjasnije se vidi u rasporedu radnih zona. U klasičnom uredu zidovi su građevinski elementi: određuju gdje je tko smješten i rijetko se mijenjaju. U prilagodljivom uredu isti se prostor može tijekom godine nekoliko puta preurediti prema potrebama tima, projekta ili sezone.

Takav pristup mijenja i način razmišljanja o površini. Umjesto da se broje radna mjesta, mjeri se koliko različitih načina rada jedan prostor može podržati: tiha koncentracija, brzi sastanak, radionica za osam ljudi, telefonski poziv koji ne smije biti čujan. Prostor koji sve to pokriva bez dodatnih građevinskih radova korisniku vrijedi više od većeg, ali krućeg.

Tu dolaze do izražaja elementi koji zone razdvajaju bez trajnog zahvata. Pomične pregrade i ostakljene pregrade za radne prostore primjer su rješenja koje arhitekti i izvođači sve češće predlažu upravo zato što odvajaju, a ne zatvaraju. Staklo propušta dnevno svjetlo duboko u tlocrt, a zona se može otvoriti ili zatvoriti prema potrebi tijekom dana.

Za vlasnika zgrade takva ulaganja imaju i tržišnu logiku. Najmoprimac koji može sam preurediti raspored manje ovisi o vlasniku za svaku promjenu, a vlasnik lakše prodaje prostor širem krugu zakupaca. Fleksibilnost tako postaje svojstvo koje se može komunicirati u ponudi, a ne samo tehnička pojedinost.

Kada isti ured traži drukčiji raspored?

Najbolje se vidi na jednostavnom primjeru. Uzmimo ured srednje velike financijske tvrtke koji ponedjeljkom ujutro služi za timske sastanke, a ostatak tjedna za samostalan rad analitičara. Ponedjeljkom su potrebne dvije-tri sobe za razgovore i jedan veći otvoreni prostor. Od utorka nadalje prednost imaju mirni kutovi s malo buke.

U uredu s krutim rasporedom takva tvrtka mora birati: ili će imati previše zatvorenih sobica koje većinu tjedna stoje prazne, ili otvoreni prostor u kojem se sastanci čuju kroz cijeli kat. Kompromis najčešće ne zadovoljava nijednu od dvije potrebe i zaposlenici ga obično zaobilaze, pa se sastanci održavaju u hodniku, a koncentrirani rad kod kuće.

U prilagodljivom uredu isti se kat preoblikuje bez građevinskih radova. Jutarnji sastanci traže zatvorene zone, a one se otvaraju kad prođu. Zone koje se mogu otvoriti i zatvoriti omogućuju da prostor prati ritam tjedna, a ne obrnuto. Staklene stijene pritom imaju praktičnu ulogu: sudionici sastanka ostaju vizualno povezani s ostatkom ureda, a zvuk ostaje unutar zone.

Slične situacije javljaju se i kod projektnih timova. Kad se skupina inženjera, pravnika i financijaša okupi na tri mjeseca oko jedne transakcije, treba im prostor koji se može zatvoriti, a nakon završetka vratiti u uobičajeni raspored. Ako se to može napraviti u jednom vikendu, a ne u jednom kvartalu, prostor je vrjedniji i za zakupca i za vlasnika.

Naravno, prilagodljivost ima i granice. Previše čestih preuređenja iscrpljuje zaposlenike i troši proračun, a ne svaka zgrada konstrukcijski dopušta isto. Zato se vrijednost fleksibilnosti ne mjeri brojem mogućih konfiguracija, nego time koliko od njih tvrtka zaista koristi.

Što fleksibilnost znači za komercijalne nekretnine?

Za tržište /posljedice su višeslojne. Prvo, mijenja se struktura potražnje. Sve veći dio zakupaca traži kraće ugovore, mogućnost širenja ili smanjivanja površine i prostor koji je spreman za useljenje s minimalnim dodatnim ulaganjem. Vlasnici koji tome prilagode ponudu ostvaruju stabilniju popunjenost, a oni koji ostaju pri krutom modelu češće se suočavaju s dužim razdobljima praznih površina.

Drugo, mijenja se način na koji se ulaže u zgrade. Kapitalna ulaganja sve se češće usmjeravaju prema elementima koji produžuju vijek korištenja prostora: modularnim instalacijama, fleksibilnoj rasvjeti i ventilaciji, pomičnim pregradama i ostakljenim površinama. Takva ulaganja ne mijenjaju lokaciju, ali mijenjaju koliko dugo zgrada ostaje atraktivna različitim vrstama korisnika.

Treće, mijenja se i uloga dobavljača i izvođača. Tvrtke koje izrađuju sustave ostakljivanja, pomične pregrade i zaštitu od sunca više nisu samo izvođači završnih radova. Sve češće sudjeluju već u fazi projektiranja, zajedno s arhitektima i upraviteljima objekata, jer se upravo u toj fazi odlučuje koliko će zgrada biti prilagodljiva.

Druga strana priče također zaslužuje pažnju. Nisu svi zakupci spremni platiti premiju za fleksibilnost, a dio djelatnosti i dalje traži stabilan, dugoročno uređen prostor bez čestih promjena. 

Banke, odvjetnički uredi i proizvodni pogoni često preferiraju predvidivost. Zato fleksibilni prostori neće istisnuti klasične, nego će s njima dijeliti tržište, uz sve izraženiju razliku u cijeni i uvjetima.

Komercijalna nekretnina tako se sve manje promatra kao statičan proizvod, a sve više kao prostor čija se vrijednost mjeri time koliko se lako prilagođava ljudima koji u njemu rade.