GDPR Cookie Consent by Free Privacy Policy

E-mail adresa bivšeg zaposlenika: Ograničenja i preporuke

E-mail adresa bivšeg zaposlenika: Ograničenja i preporuke
KOMUNIKACIJA I PRAVO
SEEbiz.eu - regionalni poslovni portal
Objavljeno: 13.01.2021 / 19:20
Autor: Ines i Marko Krečak, Centar Feralis
KOLUMNA - E-mailovi su oblik komunikacije bez koje kompanije praktički ne mogu poslovati. Kroz vrijeme, u emailovima ostaje zadržana velika količina poslovnih informacija i znanja o kompaniji, a kroz dinamiku poslovanja mnogi upravo u emailovima drže svojevrsnu i jedinu arhivu.

Poslodavcu je ta arhiva važna iz nekoliko razloga, od kojih su najčešći dokazivanje u sporovima i parnicama pred regulatornim i zakonskim tijelima, u njima su informacije koje su neophodne za kontinuitet poslovanja ključnih poslovnih procesa za kompaniju, ali to mogu biti i vitalne informacije vezane za vanjske partnere i dobavljače. No, što se događa kada zaposlenik, čija je e-mail arhiva važna kompaniji, odlazi iz kompanije te ima li kompanija pravo na njegov e-mail i nakon njegovog odlaska?

Smije li i pod kojim uvjetima uopće pristupati elektronskoj pošti svog zaposlenika? Pročitajte u nastavku nedavni slučaj iz Belgije kada emailovi zaposlenika ostanu aktivni i nakon odlaska zaposlenika i prijedlog kako je to moguće regulirati.

Mala obiteljska tvrtka u Belgiji našla se u nezavidnom problemu nakon što je uručila otkaz izvršnom direktoru, sinu vlasnika tvrtke nakon čega je i više zaposlenika iz te tvrtka, članova obitelji samostalno otišlo no, tvrtka je dalje nastavila koristiti njihove poslovne e-mail pretince zbog čega je bivši izvršni direktor prijavio tvrtku zbog povrede osobnih podataka, izvijestilo je Belgijsko nadzorno tijelo za zaštitu podataka.

Nadzorno tijelo prvotno je pokušalo posredovati u mirenju a nakon neuspjeha predmet je završio na sudu gdje je utvrđena povreda osobnih podataka radi povrede načela obrade, zakonitosti obrade, nedovoljne transparentnosti i modaliteta ostvarivanja prava te radi ne osiguravanja brisanja osobnih podataka a tvrtka je kažnjena s 15.000 eura.

Što smo naučili iz ove kazne?

U svom izvješću nadzorno tijelo utvrdilo je da su adrese e-pošte ostale aktivne i nakon prestanka rada zaposlenika iako se adrese trebaju zatvoriti najkasnije s danom odlaska radnika iz tvrtke. Nakon odlaska radnika tijekom razumnog razdoblja (jedan mjesec) potrebno je ubaciti automatiziranu poruku kojom se pošiljatelje informira o činjenici da je zaposlenik više nije djelatnik te tvrtke. Takav razumni rok može se i produžiti ali ne duže od tri mjeseca. U slučaju produženja roka o tome treba informirati bivšeg radnika te nakon proteka maksimalnog roka poštanski sandučić potrebno je trajno izbrisati.

Postavlja se pitanje da li je moguće automatsko prosljeđivanje e-pošte na drugu e-poštu koju odredi zaposlenik. Međutim, nadzorno tijelo smatra da nije prihvatljivo rješenje automatsko prosljeđivanja e-pošte na drugu e-adresu jer u slučaju automatskog prijenosa, bez obavještavanja pošiljatelja poruke, izostaje kontrola nad dolaznom ili "in" e-poštom. Štoviše, u tom bi se slučaju potencijalno osjetljivi privatni podaci otkrili bez znanja dotične osobe ali i dopisnika.

Zakoniti temelj poslodavca za pristup e-mail adresi svog zaposlenika

Poslodavac može izvršiti uvid u poslovnu e-mail adresu, kao i upotrebljavati adresu e-pošte za vrijeme rada i nakon prekida radnog odnosa kako bi zaštitio određena prava i interese, dobio efikasan uvid u poslovni proces i kako bi se zaštitio od mogućih nezakonskih poteza zaposlenika. No, u takvim slučajevima mora postojati ravnoteža između interesa poslodavca i prava na privatnost zaposlenika.

Sam zakoniti temelj za upotrebu adrese e-pošte nakon prekida radnog odnosa stoga može biti "legitimni interes tvrtke kako bi osigurala dobro funkcioniranje organizacije i kontinuitet njezinog rada", iako i takav legitimni interes prestaje nakon gore spomenutog maksimalnog vremenskog okvira za automatski odgovor od tri mjeseca. Navedeni legitmni interes odnosi se i na sve kopije emailova na drugim lokacijama (npr. cloud, interni server itd) nakon gašenja email adrese.

Koje uvjete je potrebno prethodno zadovoljiti?

Zaposlenik koji ima pristup internetu u vrijeme radnog vremena prije svega treba biti upoznati s tehničkim i organizacijskim mjerama zaštite koje su poduzete od strane poslodavca, s načinom upotrebe službenog e-maila, pod kojim uvjetima se mogu koristiti službeni mailovi za privatne potrebe, smiju li se koristiti privatne e-mail adrese za vrijeme radnog vremena, koji je postupak za otvaranje službenog e-maila od strane poslodavca u slučaju duljeg odsustva radnika, način postupanja s e-mail adresom nakon prestanka radnog odnosa i način obavještavanja radnika o eventualno provedenim procedurama nakon njegova odlaska, i drugo.

Pri tome je nužno istaknuti da onda kada poslodavac zadržava i uređuje pravo pristupa e-mailu svog zaposlenika mora strogo zabraniti upotrebu službenog e-maila u privatne svrhe ili organizirati na način da temeljna prava zagarantirana Ustavom ne budu prekršena kod pristupa privatnoj korespondenciji.

Zaposlenik bi o svemu navedenom trebao biti obaviješten već prilikom samog zapošljavanja, a isto je preporuka učiniti upoznavanjem radnika s IT pravilnikom, određenom politikom ili drugim aktom organizacije u kojem se takvo postupanje poslodavca uređuje.

Iz navedenog vidimo da je svakom poslodavcu dozvoljeno nadzirati korištenje interneta i elektroničke pošte svojih zaposlenika te ima pravo kontrolirati i urediti informatičke sisteme i pristup internetu na način na koji istome najbolje odgovara. Međutim, takvo postupanje potrebno je jasno urediti i s njime zaposlenika prethodno upoznati te pri tome nastojati zaštiti privatnost radnika u što većoj mjeri kako ne bi došlo do povrede osobnih podataka i mogućih kažnjavanja.

Tagovi: E-mail adresa bivšeg zaposlenika, elektronska pošta
PROČITAJ I OVO
Zlostavljanje žena: Možemo li biti bolji ljudi?
ŽRTVE I ZLOČIN
Zlostavljanje žena: Možemo li biti bolji ljudi?
KOLUMNA - Budimo muškarci, sinovi, muževi i očevi i podržimo te žene da se otkrije one najgore među nama, da zaustavimo njihove nečasne pohode, da pošaljemo poruku svima koji i na trenutak pomisle da bi mogli krenuti njihovim stopama.
Još jedan američki blockbuster
INAUGURACIJA
Još jedan američki blockbuster
KOLUMNA - Priznajem, kao i u nekim ranijim situacijama odlučio sam svoj dio nenadoknadivog vremena potrošiti, bolje reći baciti, u dio života koji bi trebao biti zaboravljen, u gledanje inauguracije, postavljenja novog predsjednika Sjedinjenih američkih država.
Obnova i akademici: Molimo vas, nemojte pomagati...
STRUKA I POLITIKA
Obnova i akademici: Molimo vas, nemojte pomagati...
KOLUMNA - Predsjedniku akademije, akademiku Velimir Neidhardtu nije za zamjeriti. Možda nije znao da je bio potres kao što nije znao da je njegova supruga na zgradi koja je upisana u Registar kulturnih dobara Republike Hrvatske nelegalno probila zid i izgradila balkon.
Da li su poreske stope u Srbiji atraktivnije u odnosu na ostale zemlje EX-YU regiona?
POREZI
Da li su poreske stope u Srbiji atraktivnije u odnosu na ostale zemlje EX-YU regiona?
KOLUMNA - Analizirani su sledeći poreski oblici: porez na zarade i socijalni doprinosi, porez na dobit pravnih lica i porez na dodatu vrednost.
Što se dogodi kada se videonadzor nezakonito koristi? Preporuke za utvrđivanje legitimnog interesa
ZAŠTITA PODATAKA
Što se dogodi kada se videonadzor nezakonito koristi? Preporuke za utvrđivanje legitimnog interesa
KOLUMNA - Njemačko nadzorno tijelo izreklo je kaznu u iznosu od 10,4 milijuna eura trgovini računalne opreme poznate pod nazivom NBB (notebooksbilliger.de AG) zbog nezakonitog korištenja sustava videonadzora.
@ 2020 SEEbiz. All Rights Reserved.
CLOSE