Takve podatke tvrtka u pravilu prikuplja onda kada objavi natječaj za određeno radno mjesto ili kada kandidati sami dostave otvorenu zamolbu.
Međutim, često se javlja pitanje smije li tvrtka zadržati životopise onih kandidata koji nisu izabrani na natječaju za slučaj da se u budućnosti ukaže potreba za takvim profilom zaposlenika. Odgovor je smije no, u takvim situacijama potrebno je prethodno utvrditi valjanu zakonitu osnovu za takvu obradu (npr. privola, legitimni interes), rok pohrane i neovisno koja će se zakonita osnova koristiti, potrebno je o toj obradi informirati potencijalne kandidate i omogućiti im ostvarivanje njihovih prava.
Danas zahvaljujući postojanju profila na društvenim mrežama poslodavci mogu imati i mogućnosti za prethodnu provjeru potencijalnih kandidata prikupljanjem informacija o njihovim prethodnim zaposlenjima, mišljenjima, interesima, navikama, kretanjima, stavovima i ponašanjima te na taj način mogu doći do podataka koji mogu utjecati na njihov konačan izbor kandidata.
Pregledavanje profila postojećih zaposlenika ili potencijalnih kandidata na društvenim mrežama ne bi se smjelo općenito provoditi. Međutim, isto nije u potpunosti isključeno.
Ponekad će biti opravdano da poslodavac temeljem svog legitimnog interesa izvrši provjeru potencijalnog kandidata i takvim putem. To će u pravilu biti onda kada je zbog prirode posla nužno da se informacije o kandidatu provjeravaju na društvenim mrežama, na primjer kako bi se procijenili posebni rizici povezani s kandidatima za određenu funkciju. Međutim, u tom slučaju potencijalni kandidat o tome treba biti na ispravan način informiran primjerice, u tekstu oglasa ili putem web stranice te mora imati mogućnost isticanja prigovora na takvu obradu bez negativnih posljedica. U slučaju kada isto izostane poslodavac neće moći formalno temeljiti svoju odluku na tako prikupljenim podacima. U protivnom potencijalni kandidat može istaknuti prigovor nadzornom tijelu. U slučaju kada nadzorno tijelo utvrdi povredu osobnih podataka tada kandidat ima i mogućnost pokretanja postupka radi utvrđivanja naknade štete pred nadležnim sudom.
Vodič kroz GDPR i obradu životopisa potencijalnih kandidata: OVDJE
